En los tres primeros meses de mi dirección de área he estado identificando qué proyectos, de los identificados en el Vicerrectorado de Planificación et al. (VPEC), asumía como “jefe de proyecto” y los activaba en mi cartera de proyectos personal.
En paralelo he estado realizando tareas que iban surgiendo como urgentes o importantes. Todo ello sin un norte claro. Simplemente he estado tomando el pulso al nuevo cargo, entrevistándome con diferentes agentes (stakeholders) y detectando necesidades que surgían de esas entrevistas, de correos electrónicos o de conversaciones con otras personas del equipo VPEC.
Ahora ha llegado el momento de dotarle de sentido a este puzzle de piezas mas o menos sueltas, o engarzadas, que ha sido mi actividad desde febrero 2025.
Para ello he usado metodologías que explico a mis estudiantes en clase y que yo uso cuando necesito organizarme un mapa estratégico. Si quieres saber más detalles mira los dos libros (Bryson et al, 2014; Sinek, 2009) que dejo como referencias al final de este post.
El proceso ha sido el siguiente:
- En el VPEC hemos elaborado un mapa de posibles proyectos a abordar. Cada uno de ellos tiene una ficha donde se describen aspectos como la motiviacion para el proyecto, la justificación, responsables etc. Esta información me permite saber si el proyecto cae en mi área de responsabilidad o en la de alguna de las personas que me acompañan en el equipo. No es una ficha terminada, sino un borrador en construcción que vamos retocando conforme vamos definiendo los proyectos que tienen más posibilidades de ser activados
- He seleccionado ocho de ellos (en el futuro puede que alguno de estos proyectos muera y coja otros que vayan surgiendo). De esos, seis tengo claro que son mi responsabilidad (los otros dos son un “por si acaso”). Luego he elegido tres para activar, que son a los que quiero dedicar atención preferente los próximos meses. Estos constituyen la parte central del mapa estratégico visual de Bryson et al (2014), donde se representa el “WHAT”
- A continuación, me he dedicado a recolectar las acciones o tareas que he estado realizando estos tres meses. No me ha costado demasiado porque hago un informe de seguimiento semanal para mi vicerrector en el que le digo en qué tareas, relacionadas con el VPEC, he estado invirtiendo el tiempo y cuáles son las tareas que tengo previsto abordar la semana siguiente. Esto nos permite estar al tanto de los avances y corregir prioridades si fuese necesario. Este listado de tareas lo he organizado en la parte baja del diagrama (el HOW) y las he relacionado con flechas con los WHAT que había trasladado previamente
- Algunos HOW están flotando en el vacío, sin conexión con ningún WHAT. Son tareas heredadas de proyectos de la legislatura anterior o soporte que doy a otras personas que lo necesitan de la universidad (aunque no estén en mi foco prioritario de responsabilidad/actuación)
- Otros, a pesar de estar en el vacio, se relacionan con alguno de mis WHYs
- Con un borrador de Whats y Hows, me he preguntado ¿por qué quiero hacer/hago estas cosas? ¿cual es la razón que justifica que me dedique a eso?. Y he empezado a dibujar la parte superior del diagrama donde están los WHYs
- He estado iterando todo el proceso durante unos diez días, moviendo elementos, cambiando la relacion con los otros. La mayor parte del tiempo la he dedicado a pensar Whys y conectarlos entre si o con las otras partes del diagrama.
- Al principio el proceso era un poco caótico, pero poco a poco las cosas van encajando y, al final, tengo un mapa que, al menos para mí, tiene cierta coherencia
- Ahora es el momento de distribuirlo y contrastarlo con mi equipo y ver si se entiende, si se deja algo importante en el tintero, si sobra algo y, sobre todo, si sirve para sumar voluntades y alinear acciones.
Referencias:
- Bryson, J. M., Ackermann, F., & Eden, C. (2014). Visual strategy. Strategy mapping for public and nonprofit organizations. Jossey-Bass.
- Sinek, S. (2009). Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action. Portfolio.
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